Как «Билли-бот» помогает Cork Howard Construction оптимизировать кредиторскую задолженность

Разрешение Милиссы Дуглас предоставлено компанией Cork Howard Construction

Дуглас руководит строительной фирмой Cork Howard Construction, базирующейся в Мариетте, штат Джорджия, которая выполняет все виды работ — от медицинских и критически важных работ до возведения фундамента зданий и интерьеров. 

В то время как Дуглас десятилетиями работала над тем, чтобы следить за тем, чтобы чеки списывались, а заместителям платили вовремя, в последнее время ей стало немного больше помогать.

С помощью искусственного интеллекта — в частности, нового помощника Дугласа, бота Билли, названного и созданного калифорнийской фирмой-разработчиком программного обеспечения Stampli в Маунтин—Вью — Дуглас может сократить время, усилия и сосредоточенность, необходимые для отслеживания множества счетов-фактур, которые получает и в которых нуждается ее фирма для обработки в любой день.По словам Дуглас из Cork Howard, хотя цена программного обеспечения варьируется для разных уровней, она составляет около 2 долларов за счет-фактуру, и она экономит около 50% времени на исследования и ввод данных. 

Здесь Дуглас рассказывает в интервью Construction Dive о том, как она усыновила своего помощника по искусственному интеллекту, о некоторых проблемах, связанных с развитием технологий, и о своих советах строителям, которые хотят попробовать эти технологии на себе.

Это интервью было отредактировано для краткости и ясности.

ПОГРУЖЕНИЕ в СТРОИТЕЛЬСТВО: Какие проблемы вашего бизнеса вы хотели решить с помощью искусственного интеллекта?

МИЛИССА ДУГЛАС: Дело было не столько в искусственном интеллекте, сколько в автоматизации, которую мы искали. Искусственный интеллект был сопутствующим бонусом.

Мы все делали вручную — у наших менеджеров проектов были папки из плотной бумаги с цветовой маркировкой, которые мы отправляли каждую неделю вместе со всеми оригинальными счетами-фактурами, а затем они их утверждали и отправляли обратно. И иногда они возвращались не все.

Итак, я начал изучать программное обеспечение для автоматизации, которое помогло бы уменьшить потерю счетов-фактур.

Как вы пришли к использованию Stampli?

Stampli не был моим первым выбором. Изначально я выбрал Concur от [SAP] и прошел весь процесс его настройки. Когда пришло время, чтобы это действительно заработало у нас, оно не захотело интегрироваться с нашим бухгалтерским программным обеспечением. Поэтому мне пришлось отказаться от Concur, и следующим местом, куда я обратился, был Stampli. 

С ними было действительно приятно и легко работать, поскольку они обеспечили, чтобы все работало именно так, как нам было нужно для работы с нашим бухгалтерским программным обеспечением. Билли появился в качестве бонуса, когда мы впервые взялись за разработку программного обеспечения.

Он не был той идеей, которую я искал, когда соглашался на это. На самом деле я просто искал автоматизацию программного обеспечения. 

Кто такой бот Билли и как вы его используете?

Билли действительно стал похож на нашего маленького анимационного лучшего друга. Он очень отзывчивый и полезный.

Когда вы сканируете счет-фактуру или отправляете его по электронной почте и помещаете его туда, Билли автоматически заполняет около 90% информации за вас. На самом деле, все, что вам нужно сделать, это убедиться, что он правильно выполнил свою работу.

Мы перешли от ввода всей информации к поиску, и вся информация уже была там. Для нас это был отличный опыт.

Скажу, что когда мы впервые начали использовать Билли, он на самом деле не знал, что делать. У него не было нашей информации. Но чем больше вы ее используете, тем полезнее она становится.

Работу Билли традиционно выполняют отделы по расчетам с кредиторами. Чем вы занимаетесь сейчас, поскольку Билли выполняет большую часть работы?

Я не уверен, что это что-то изменило в нашей повседневной работе, потому что вам по-прежнему приходится следить за людьми, следить за тем, чтобы они подтверждали свои счета и приготовьте их так, чтобы вы могли отправить их в чековую книжку. Это просто переключило наше внимание на другие вещи. 

Вместо того, чтобы вводить счет-фактуру, мы просто отслеживаем его, чтобы убедиться, что он поступает к нам своевременно.

Иногда для бизнеса медленные выплаты могут означать увеличение наличности на руках. Был ли у компании Cork Howard деловой стимул оптимизировать этот процесс?

Когда я был принят на работу, они действительно сильно отставали от времени. Они по-прежнему составляли бумажные табели учета рабочего времени, рассчитывали кредиторскую задолженность вручную и использовали много бумаги.

Автоматизировав учет рабочего времени и расчеты с кредиторами, мы сократили использование бумаги на 85-90%. Это привело к тому, что люди начали использовать сервер для хранения файлов и перестали делать бумажные копии, на которые никто никогда больше не взглянет.

На это было много причин — бумага, потеря счетов, которые не возвращаются. Это также ускоряет процесс оплаты нашим поставщикам. Нам не нужно пытаться отслеживать бумажные счета-фактуры, разбросанные по всему зданию.

Что бы вы посоветовали другим строителям по внедрению подобной технологии?

Будьте терпеливы. К изучению программного обеспечения, экспорту и импорту информации, чтобы она попала в ваши финансовые отчеты, нужно привыкнуть.

Для нас, если не расставить все точки над «I» и не поставить крестики над «Т», когда мы попытаемся выполнить импорт в бухгалтерское программное обеспечение, это даст сбой вышел, и он не будет импортирован. 

Вы очень быстро поймете, что вам нужно, когда начнете экспортировать, чтобы убедиться, что там есть вся информация.

Старайтесь делать это небольшими партиями. Наберитесь терпения, пока не доведете его до того состояния, когда он будет работать на вас в 100% случаев.

Внедрение было чрезвычайно простым. Мы загрузили наших поставщиков, наши коды затрат, предложения и задания в электронную таблицу Excel. Это было очень просто настроить. Если кто-то боится внедрять программное обеспечение, ему не стоит этого бояться. Потому что это было очень, очень просто.