Система учета рабочего времени может помочь работникам контролировать свой рабочий день.
Автор: Джон Ливингстон
farakos через Getty Images
Джон Ливингстон — старший консультант Well Built Construction Consulting, базирующейся в Балтиморе фирмы, которая занимается стратегическим строительством. консультации, фасилитационные услуги и коллегиальные круглые столы для руководителей строительных компаний. Мнения принадлежат только автору.
Специалистам в области строительства часто приходится совмещать множество задач, сроков и обязанностей. Концепция отслеживания того, как проходит каждый день, может показаться дополнительной нагрузкой в и без того напряженном графике. Однако понимание и внедрение эффективного учета рабочего времени — это не просто учет рабочего времени; это получение ценной информации о том, как вы распределяете свой самый ценный ресурс: свое время. Сосредоточив внимание на основных задачах, учет рабочего времени может значительно снизить стресс и улучшить общее самочувствие.
Для начала представьте свой рабочий день в виде подробного плана. Каждый раздел плана представляет различные задачи и виды деятельности. Основополагающими элементами являются ваши самые важные и приоритетные задачи — те, которые действительно продвигают ваши проекты вперед и вносят значительный вклад в ваш профессиональный успех.
Разрешение Джона Ливингстона предоставлено строительной консалтинговой компанией Well Built
На второстепенные элементы представляют собой менее важные задачи, в то время как второстепенные детали символизируют небольшие, часто отнимающие много времени действия, которыми может быть заполнен ваш день.
Если вы сначала уделите слишком много внимания второстепенным деталям, основополагающим элементам может не уделиться должного внимания. Аналогичным образом, если вы тратите свое время на малозначительные задачи, вам будет трудно выполнять свою самую важную работу. Отслеживая свое время, вы получаете четкое представление о том, как вы выполняете свой план, что позволяет эффективно расставлять приоритеты по этим важнейшим элементам.
Отслеживание времени отражает ваши рабочие привычки и показывает, на что вы действительно тратите часы. Многие руководители проектов и специалисты по оценке с удивлением обнаруживают, сколько времени они посвящают менее важным задачам, часто в ущерб своим наиболее важным обязанностям. Осознание этого является первым шагом на пути к более эффективному управлению временем.Постоянно отслеживая свое время, вы начнете распознавать закономерности. Возможно, вы тратите слишком много времени на административные задачи, которые можно было бы делегировать или упростить. Или, возможно, вы недооцениваете время, необходимое для планирования важного проекта, что впоследствии приводит к принятию поспешных решений.
Эти знания помогут вам внести обоснованные коррективы в свой рабочий распорядок, что в конечном итоге снизит стресс, возникающий из-за перегруженности незавершенными задачами.
Распределение времени
В строительстве задачи часто становятся срочными из-за плохого управления временем. Крайний срок реализации проекта, который казался далеким, внезапно становится слишком большим, или незначительная проблема, на которую не обращали внимания на раннем этапе, перерастает в серьезную проблему. Отслеживание времени помогает вам выделять достаточно времени на выполнение важных задач до того, как они станут неотложными.
Уделяя достаточное время основополагающим элементам на раннем этапе — будь то тщательное планирование проекта, оценка рисков или общение с клиентами, — вы снижаете вероятность возникновения проблем в последнюю минуту и связанного с ними стресса. Такой проактивный подход не только повышает качество вашей работы, но и укрепляет вашу профессиональную репутацию и личное благополучие.
Например, вы можете обнаружить, что тратите слишком много времени на непродуктивные совещания. Вооружившись этой информацией, вы сможете повысить эффективность совещаний или сократить их частоту.
Каков результат? Больше времени для основной работы, которая способствует успеху проекта, и меньше стресса от того, что вас тянет в разные стороны.
Кроме того, точный учет рабочего времени предоставляет бесценные данные для планирования и составления смет будущих проектов. Понимая, сколько времени занимают задачи, вы можете создавать более реалистичные графики и бюджеты. Это не только повышает эффективность вашей работы, но и повышает доверие к вам клиентов и членов команды.Со временем эти данные позволят вам уточнить свои оценки, что приведет к более точным ставкам и предложениям. В конкурентной строительной отрасли такая точность может стать существенным преимуществом, помогая вам выигрывать контракты, обеспечивая прибыльность и снижая стресс, связанный с финансовой неопределенностью.
С чего начать
Несмотря на эти преимущества, многие специалисты-строители отказываются вести учет своих рабочих дней, рассматривая это как административное бремя. Однако современные инструменты отслеживания рабочего времени значительно сократили затрачиваемые усилия.
Многие приложения и программные решения предлагают удобные интерфейсы и даже функции автоматического отслеживания, что сводит к минимуму время, необходимое для записи ваших действий.
Главное — начать с малого. Начните с отслеживания своего времени всего за одну неделю. Знания, полученные за этот короткий период, часто дают достаточную мотивацию для продолжения практики.
Когда вы освоитесь с отслеживанием времени, вы сможете усовершенствовать свой подход и изучить более продвинутые функции выбранного вами инструмента отслеживания.
В сложном мире строительства эффективное управление временем имеет решающее значение для успеха. Речь идет не о том, чтобы ограничить свой рабочий день или заниматься микроуправлением каждую минуту. Напротив, речь идет о получении информации, необходимой для того, чтобы сосредоточиться на задачах и обязанностях, которые действительно способствуют продвижению ваших проектов и карьеры.Используя систему учета рабочего времени, вы получаете возможность принимать обоснованные решения о том, как распределять свой самый ценный ресурс. Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы расставлять приоритеты в важных задачах, предотвращать неотложные кризисные ситуации и постоянно совершенствовать свои профессиональные навыки.
Самое главное, сосредоточившись на том, что действительно важно, вы сможете значительно снизить стресс и повысить удовлетворенность своей работой. В отрасли, где время часто приравнивается к деньгам, эффективное управление своим временем с помощью отслеживания может стать ключом к достижению новых уровней успеха в вашей карьере строителя.